Kada se prihvatite organizacije konferencije trebate uzeti u obzir niz elemenata i donijeti niz odluka. Morate pronaći odgovarajuću lokaciju i angažirati partnere za audiovizualnu podršku, catering i ostale potrebne usluge. Potrebno je osmisliti program, predložiti govornike i pobrinuti se za smještaj sudionika i govornika te svima pružiti sve potrebne informacije. Ukoliko želite punu dvoranu, ne zaboravite da je jako bitan element promocija konferencije. Loše organizirana konferencija dat će lošu sliku o vašoj tvrtki, a sve što smo naveli tek je manji dio posla koji je potrebno obaviti da bi vaše događanje ostvarilo očekivanja i ostavilo dobar dojam na sudionike. Organizacija događanja zahtjevan je zadatak pa vam savjetujemo da angažirate profesionalnu agenciju (PCO). Navest ćemo nekoliko područja na kojima vam možemo pomoći.
Vođenje administracije i maksimalno iskorištavanje budžeta
Tijekom dugogodišnjeg rada stekli smo bogato iskustvo na temelju kojeg smo razvili svoj sustav za prijavu i akreditaciju sudionika. Taj sustav nam omogućava da u potpunosti kontroliramo proces registracije, naplate kotizacija i akreditacije sudionika po dolasku na konferenciju. Zaboravite vođenje liste sudionika u Excel tablici ili ručnu evidenciju uplata – rasteretit ćemo vas i preuzeti administrativne zadatke i kompletan registracijski proces.
Želite stand up komičara, vrhunskog DJ-a ili plesačice na svili? Budite sigurni da ćemo u našoj bogatoj bazi izvođača pronaći one koji se uklapaju u budžet i kvalitetom doprinijeti uspjehu vašeg događanja. Možete nam s povjerenjem prepustiti pregovore o cijenama podizvođača i praćenje troškova projekta. Podijelite s nama sve svoje ciljeve i planove – moguće je da ćemo predložiti neko optimalnije rješenje za ostvarenje, koje istovremeno i štedi budžet.
Ušteda vremena
Ponekad su dobavljači skloni iskoristiti vaš nedostatak vremena ili šire baze partnera i dati višu ponudu od standardne tržišne ponude. Kao profesionalna agencija za organizaciju događanja (PCO) radimo s dugogodišnjim partnerima s kojima imamo odnos povjerenja, a količina događanja na kojima zajednički radimo donosi i pristupačnije cijene.
Naš je zadatak da vam olakšamo svu komunikaciju, pregovore i prikupljanje ponuda te da se pobrinemo da svi podizvođači pruže maksimalno profesionalnu uslugu na vrijeme i uz najpovoljniju cijenu.
Brzo rješavanje problema
Kao profesionalni organizatori kongresa (PCO) iza sebe imamo niz uspješno odrađenih projekata koji su nas naučili da brzo i učinkovito rješavamo probleme. Suočili smo se s velikim brojem većih i manjih izazova pa nas rijetko što može dočekati nespremne.
Ako biste sami organizirali konferenciju, velika je šansa da bi vas mnoštvo detalja toliko zaokupilo da bi se povećala mogućnost da propustite nešto važno. Uz organizaciju događanja, tu su i vaše redovne poslovne obaveze koje traže punu pažnju.
Naša prednost je tim stručnjaka koji mogu razmišljati u hodu, a svaki član tima ima svoje područje ekspertize te može vrlo brzo predložiti efikasno rješenje.
Pomoć u promociji i marketingu
Kada organizirate događanje, želite da se odazove ciljana publika. I da imate punu dvoranu. Profesionalna agencija to može postići usmjerenom PR strategijom i planom digitalnog oglašavanja. Promovirali smo brojna događanja i znat ćemo kako ispričati vašu priču da se čuje glavna poruka i da vas predstavimo u najboljem svjetlu.
Ako budete morali sjediti na podu, znat ćete da je promocija odradila posao!
Za više informacija o našoj usluzi organizacije korporativnih događanja, kliknite ovdje. (link na organizaciju kongresa)
