Case study
PROJEKATA
CASE STUDY: Kako smo organizirali Whisky Fair
Da biste neku priču pokrenuli od samog početka, presudni su entuzijazam, ljubav i vjera u ono što radite. Ideja o Whisky Fairu rodila se iz ljubavi prema whiskyju, specifičnoj kulturi i povijesti kojom se može pohvaliti ovo legendardno piće. Od tada je prošlo šest godina, a iza nas je šest Whisky Fairova koji su prerasli u tradiciju i jednom godišnje okupljaju ljubitelje iz Hrvatske i regije.
Na samom početku istraživali smo i posjećivali inozemne whisky sajmove da bi tu istu razinu kvalitete mogli ponuditi hrvatskoj i regionalnoj publici. U tom trenutku u regiji nije bilo sličnog sajma pa smo bili pioniri na potpuno novom terenu.
Osmislili smo koncept koji smo predstavili potencijalnim partnerima i izlagačima i već prve godine okupili znatan broj izlagača, proizvođača i uvoznika whiskyja. Od samog početka željeli smo whisky učiniti što pristupačnijim za posjetitelje pa su whiskyji na Whisky Fairu uvijek u ponudi po posebnim, sajamskim cijenama. U želji da se što više ljudi zaljubi u ovo posebno piće, od prve godine uveli smo i edukacije, odnosno osnovne i napredne radionice na kojima polaznici mogu kušati posebne whiskyje te naučiti više o svom omiljenom piću.
Ovaj koncept zahtijeva velik angažman oko dogovora s izlagačima o pozicijama, ponudi, najboljim cijenama i ekskluzivama koje će predstaviti na sajmu. Ponudu dodatno obogaćujemo potragom i uvozom rijetkih whiskyja koji nisu dostupni u Hrvatskoj, a pritom obavezno moramo voditi računa da ih ponudimo i po popularnoj cijeni.
Kada organizirate sajam alkoholnih pića, potrebno je ishoditi niz dozvola. Kako bi mogli organizirati prodaju na sajmu, potrebno je implementirati sustav naplate usklađen sa svim propisima, a posjetiteljima je izuzetno bitno i da omogućimo kartično plaćanje.
Obzirom na vrstu događanja, potrebno je voditi računa i o sigurnosti posjetitelja. Da bi oni uživali na sajmu, brine velik broj ljudi, od osiguranja, barmena i konobara do hostesa, koordinatora, voditelja zabavnog programa i izvođača.
Marketing i odnosi s javnošću zahtijevaju posebnu dozu kreativnosti zbog ograničenja komunikacije kojima podliježu alkoholna pića. Kako nam nisu dostupni svi standardni kanali oglašavanja, nastojimo se orijentirati na izravnu komunikaciju s posjetiteljima putem društvenih mreža. S ograničenim budžetom pravo je umijeće okupiti online zajednicu i steći vjerne posjetitelje, no ponekad entuzijazam, volja i upornost nadmašuju sva ograničenja.
IZAZOVI
Organizirati prvi whisky sajam u regiji
Na jednom mjestu okupiti sve proizvođače i uvoznike whiskyja prisutne u Hrvatskoj
Promovirati kulturu pijenja whiskyja
Educirati sudionike putem radionica
Objediniti ljubitelje whiskyja u regiji u jedinstvenu whisky zajednicu koja se okuplja jednom godišnje, ali i tijekom cijele godine razmjenjuje iskustva i doživljaje o svom omiljenom piću putem društvenih mreža
REZULTATI
Više od 10.000 zadovoljnih sudionika
tijekom šest godina
Više od 30 radionica pod vodstvom whisky
stručnjaka i entuzijasta
Više od 180 whisky brandova
Aktivna online whisky zajednica
Više od 200 članaka u medijima koji su
popularizirali whisky
Ponosni smo što smo pokrenuli tradiciju okupljanja regionalnih ljubitelja whiskyja, koja traje već šest godina i što je iz entuzijazma nastao potpuno novi segment event industrije, koji ćemo nastaviti razvijati. Sajam je postao prepoznatljiv i na europskoj whisky karti te posljednjih nekoliko godina bilježimo veći interes inozemnih posjetitelja, a u goste nam dolaze i strani whisky stručnjaci.
Whisky Fair održava se svake godine početkom veljače pa vas pozivamo da nam se pridružite u veljači i sljedeće godine kao izlagači, predavači ili posjetitelji.
CASE STUDY: WinDays konferencija
WinDays konferencija ima tradiciju dugu 20 godina, a redovito se održava u travnju. Microsoft je organizirao prve WinDayse još 2001. godine, a s vremenom su izrasli u jednu od najvećih poslovno – tehnoloških konferencija u regiji. U organizaciji sudjelujemo od 2011. godine kao podizvođač sestrinske agencije MPG. A što čini konferenciju koja godišnje okuplja više od 2000 sudionika?
Svake godine krećemo s odabirom lokacije koja može primiti brojne sudionike te ponuditi sve uvjete za organizaciju konferencije, od dovoljnog broja dvorana i kapaciteta restorana do smještajnih kapaciteta i dodatnih sadržaja. Odabir lokacije je tek početak jer nakon toga kreću dogovori o svim detaljima za koje se treba pobrinuti da bi sudionici uživali tijekom konferencije.
WinDaysi su podijeljeni u dva programska dijela, WinDays Business i WinDays Technology, a posljednjih godina srijedom donosimo zajednički program za sve sudionike kako bi i na taj način pokazali koliko su tehnologija i poslovanje danas neodvojivi. Jedna od posebnosti WinDaysa je i način na koji nastaje Technology sadržaj. Tijekom jeseni otvaramo nominacije predavanja pa svi zainteresirani mogu prijaviti svoje predavanje i nadati se prestižnoj tituli WinDays predavača. O tome koja predavanja ulaze u finalni program odlučuje programski odbor koji čine tehnološki stručnjaci. Program WinDays Businessa nastaje u suradnji s Microsoftom Hrvatska, a fokusira se na ključne industrijske grane i aktualne izazove. Prosječno na konferenciji sudionici imaju priliku poslušati više od 150 predavanja, a uz vrhunske domaće predavače uvijek rado dolaze i renomirani strani predavači.
Obzirom na velik broj sudionika, bitno je da prijave funkcioniraju besprijekorno. Za WinDays konferenciju razvili smo poseban sustav za prijave koji sudionicima omogućava jednostavnu i brzu online prijavu i rezervaciju smještaja, a u pozadini su automatizirani procesi, poput slanja ponude ili e-mail potvrde sudjelovanja.
WinDaysi imaju i svoju konferencijsku “valutu” WinCoin. Sudionici skupljaju WinCoine raznim aktivnostima na konferenciji, od sudjelovanja na predavanju do ispunjavanja upitnika, a mogu ih zamijeniti za manje nagrade ili “uložiti” da bi osvojili veće nagrade. Naravno, i brojni sponzori osmišljavaju razne zabavne aktivnosti. WinDaysi su nezamislivi bez WinDays partyja pa se svake godine trudimo osmisliti nešto novo i na konferenciju dovesti vrhunske bendove.
Ponosni smo što smo dio WinDays priče već dugi niz godina i što nam je svake godine novi izazov. Ovo je jedan od “onih” projekata koji vas jednostavno tjeraju da budete inovativni, pomičete granice i stalno smišljate neke nove sadržaje i baš zato nam je jedan od najdražih.
IZAZOVI
Suorganizacija jedne od regionalnih poslovno – tehnoloških konferencija
Prijedlog potencijalnih lokacija i odabir lokacije održavanja konferencije
Osmišljavanje dodatnih zabavnih sadržaja i aktivnosti za više od 2.000 sudionika godišnje
Produkcija konferencije
Upravljanje sustavom prijava, smještaja i akreditiranja sudionika
REZULTATI
Višegodišnje sudjelovanje u organizaciji
konferencije (9 godina)
Više od 14.000 sudionika
Više od 1.800 predavanja te 950 stranih
i domaćih predavača
30 odličnih partyja i 350 sponzora
Više od 300.000 kuna prikupljenih u humanitarne svrhe
Više od 2.800 objava u medijima
CASE STUDY: Boston Scientific
Ponekad je dovoljan jedan kratki upit, gotovo slučajnost.
Priča s Boston Scientificom započela je upitom suvlasnika Mozaik grupe poznatoj korporaciji s par savjeta gdje i kako da organiziraju svoju konferenciju u Zagrebu. Par savjeta pretvorilo se u organizaciju kompleksne konferencije za nekoliko stotina distributera i zaposlenika tvrtke te dugogodišnju suradnju s GEM regijom tvrtke Boston Scientific, koja nas iz godine u godinu vodi u nove avanture po cijelom svijetu.
Prvo „malo“ događanje koje smo odradili u Zagrebu obuhvatilo je 5 evenata u 3 dana. Svako događanje trebalo je funkcionirati samostalno, imati svoju temu i sve klasične „event“ elemente. Mala pomoć oko male konferencije na kraju je najmanje uključivala bavljenje konferencijskim segmentom jer smo nebrojene radne sate ulagali u traženje lokacija, osmišljavanje kreativnih koncepata, predlaganje zabavnih sadržaja, angažman izvođača te organizaciju transfera velikog broja ljudi.
To je bio tek početak naše avanture. Sljedeće godine Boston Scientific je za lokaciju godišnje konferencije odabrao Beograd.
Ponovno naš zadatak je bio da preuzmemo cjelokupnu organizaciju, od ideje, kreative i scenografije do smještaja i transfera. Događanje je trajalo 4 dana, a svaki dan, osim predavanja (koja su sve osim klasična), uključivao je i radionice, zabavne sadržaje, dodjele nagrada i aktivaciju sudionika da sudjeluju u humanitarnoj akciji.
U 4 konferencijska dana održali smo 9 zasebnih događanja uz koja su se paralelno odvijala i predavanja. Druge godine suradnje još nismo dovoljno poznavali klijenta – što je itekako važan dio priče o tome koliko i kako agencija može doprinijeti uspjehu projekta – u hodu smo predlagali i ispunjavali raznorazne ideje.
I to ne bilo kakve ideje.
Tako na primjer,večer prije događanja na kojem regionalni direktor na gala večeru „stiže“ spuštajući se svemirskom letjelicom, zajednički smo zaključili da bi prije njegovog dolaska bilo idealno da imamo video u kojem se javlja iz svemira. Uspjeli smo sve snimiti, montirati i pustiti na vrijeme, taman uoči „spuštanja na zemlju iz svemira.“ Naravno, sve što smo predlagali i realizirali moralo je biti usko povezano s temom koju je klijent zadao te s porukom koju je želio prenijeti na sudionike pa je te godine u Beogradu sve bilo u ozračju svemira i planeta. Jedna od ljepših stvari koja nas i dalje podsjeća na upravo tu konferenciju je pokrenuta humanitarna akcija za Zvončicu, udruženje roditelja djece oboljele od malignih bolesti, koja traje i dalje pa tvrtka od tada svake godine uplaćuje nove donacije koje prikupljaju njihovi zaposlenici.
Nakon Beograda nizale su se sve kompleksnije i izazovnije priče. Boston Scientific voli pomicati granice, a naša je želja da uvijek pružimo nešto novo, neviđeno i atraktivno te da event postavimo na globalnu mapu tvrtke kao jedinstven, drugačiji i onaj o kojem se svake godine priča. Sljedećih godina smo obišli Cipar i Tursku i kreirali još nekoliko „wow efekata“ poput spuštanja glavnog govornika kranom na pozornicu ili „dolaska“ na gala večeru plivajući u bazenu s morskim psima, dok smo godišnje rezultate predstavili u potpuno novim formatima nogometne utakmice i putovanja podmornicom. Sve te godine tijekom svakog koraka koji smo prošli gradili smo AS ONE duh zajedništva između agencije i klijenta.
Za potrebe konferencije razvili smo sustav za prijavu sudionika i praćenje njihovog statusa te analitiku dolazaka, odlazaka i informacija potrebnih za pravovremene transfere s aerodroma i na aerodrom, evidenciju smještaja i evidenciju obroka. U ovom slučaju se, zbog specifičnosti projekta, optimalnijim pokazao razvoj vlastitog rješenja nego korištenje gotovog rješenja. Nakon što smo razvili rješenje, dodatno smo optimizirali troškove i kvalitetnije pratili sva kretanja sudionika te u svakom trenutku mogli odgovoriti na njihove potrebe.
Svaka godina za nas je novi početak.
U osmišljavanju ideje konferencije polazimo od strategije klijenta i poruke za tekuću godinu, a potom nadodajemo elemente koji idejnu priču čine cjelovitom. Ništa se ne događa bez razloga i svako događanje unutar cjelokupnog eventa ima svoj scenarij i poruku. Iz godine u godinu pokušavamo pomaknuti granice mogućeg uvijek poštujući budžet klijenta, a istovremeno pružajući novo i jedinstveno iskustvo.
To naravno ne bi bilo moguće da s nama u našoj avanturi od prve godine nije profesionalna tehnička podrška, tvrtka Promologistika koja uvijek pronađe najbolji način da odradimo sve što i kako smo zamislili. 2020. godine smo još jednom izašli iz okvira i osigurali jedinstveno „gostovanje“ osnivača Boston Scientifica na središnjem dijelu događanja putem hologramske projekcije. Uz to, svim sudionicima smo omogućili da javljanje prate uživo, a govorniku smo uoči gostovanja osigurali da uz pomoć slike i zvuka prati zbivanja na pozornici.
IZAZOVI
Osmišljavanje i realizacija idejnog koncepta kongresa
Inspekcija i odabir lokacija
Produkcija kongresa
Korištenje novih tehnologija za postizanje wow efekta
Koordinacija međunarodnih dobavljača
REZULTATI
Višegodišnja suradnja s klijentom u organizaciji kongresa (5 godina)
Uspješno savladan izazov organizacije kongresa u različitim zemljama (Hrvatska, Srbija, Cipar, Turska i Sjeverni Cipar)
Jedinstvena scenografija za svaki kongres (od nogometnog igrališta u hotelskoj dvorani i akvarija s morskim psima u predvorju hotela do F1 staze u kongresnom centru) i tehnološke inovacije (hologram i specijalni svjetlosni efekti)
Uspješna logistička rješenja za različite lokacije
Više od 1.600 sudionika i aktivacija tijekom 5 godina
Nema dovoljno mjesta na našim web stranicama da opišemo što smo sve zajedno prošli, no možda će par fotografija uspjeti dočarati veličinu i opsežnost projekata koji iz godine u godinu povećavaju broj sudionika te broj događanja unutar jednog dana. 2020. godine smo završili na 21 događanju unutar 4 dana trajanja.
ili zatražite pomoć
u organizaciji eventa
