Virtualni eventi imaju puno prednosti, a prva i najvažnija su znatno manji troškovi organizacije. Ipak, to ne znači da ćete na organizaciju online eventa potrošiti manje vremena i energije. Online eventima uvijek nedostaje onaj “ljudski faktor” druženja pa prilikom osmišljavanja ne zaboravite uključiti i zabavne zajedničke aktivnosti i osigurati interakciju između sudionika. Na primjer, možete organizirati nagradnu igru, kviz ili kratki glazbeni program, a svakako savjetujemo i da tijekom online eventa sudionicima omogućite da komentiraju i postavljaju pitanja.
- Definirajte temu, sadržaj, naziv, mjesto i vrijeme
- Dogovorite predavače ako je event konferencijskog tipa
- Definirajte plaća li se sudjelovanje ili je besplatno
- Napravite registracijsku formu za online prijave
- Ako se sudjelovanje plaća, definirajte metodu plaćanja (npr. PayPal)
Promocija
Iako ih fizički nećete vidjeti, sigurno želite velik broj sudionika i na svom online eventu. Uložite u promociju da za njega čuju ne samo vaši korisnici, već i svi oni koje tema može zanimati.
- Napravite web stranicu ili podstranicu na postojećoj. Trebala bi sadržavati program eventa, informacije o predavačima, registracijsku formu i uvjete plaća (ako postoje).
- Najavite online event medijima koji prate “vašu” temu. Pozovite predstavnike medija da “sudjeluju”.
- Razmislite o ulaganju u sponzorirani članak u mediju koji čitaju vaši potencijalni sudionici. Sponzorirani članak odličan je format da svoj online event predstavite u najboljem svjetlu i istaknete sve bitne činjenice.
- Pošaljite e-mail pozivnicu ukoliko imate bazu postojećih korisnika i uputite im osobni poziv. Svi volimo kad nam se netko direktno obrati.
- Promovirajte svoj online event na društvenim mrežama (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn). Kad kreirate postove, uzmite u obzir “zakonitosti” pojedine društvene mreže – na primjer, uz objave na Twitteru, Instagramu i LinkedInu obavezno stavite hashtag svog eventa i druge povezane hashtagove da ga korisnici lakše pronađu. Primjer kako smo kreirali hashtagove za WinDays Virtual online programski dan možete pogledati ovdje.
- Potaknite predavače da na svojim društvenim mrežama najave svoje sudjelovanje i motiviraju potencijalne sudionike da se pridruže.
Tehnički zahtjevi
- Odaberite platformu koja će podržati vaš online event. Testirajte je i provjerite odgovara li u svim segmentima onome što trebate. Na primjer, mi smo imali odlično iskustvo s Microsoft Teams Live Eventsima koji imaju mogućnost snimanja, a snimka je sudionicima dostupna odmah nakon završetka eventa.
- Napravite generalnu probu – uključite sve predavače i sudionike u programu da budete sigurni da svatko zna što u kojem trenutku radi kako bi tijekom online eventa sve teklo glatko.
- Osigurajte kvalitetnu Wi-Fi mrežu. Ne želite da vaš online event bude fijasko zbog banalnog razloga kao što je loš Wi-Fi signal.
Povratne informacije sudionika nakon eventa
- Napravite anketu za sudionike i podijelite link na kraju online eventa.
- Link na anketu obavezno podijelite i na svojim društvenim mrežama da pratiteljima date priliku da daju svoje komentare.
- Uzmite u obzir komentare, pohvale i kritike sudionika kada planirate svoj sljedeći event – osim što će unaprijediti njegovu kvalitetu, bit će im drago vidjeti da vam je njihovo mišljenje važno.
Ako ste novi u svijetu online evenata, tu smo da vam pomognemo svojim iskustvom i znanjem, što najbolje potvrđuje gotovo 2000 sudionika na zadnjem online eventu na kojem smo radili. Mozaik Event Centar nudi vam uslugu organizacije online eventa – saznajte više.
