Svaki event ima elemente koji se moraju poštovati, ali i specifičnosti koje su “samo njegove”, a ovise, na primjer, o veličini eventa, postavljenim ciljevima, lokaciji, temi i publici. Upravo zato vrhunske event managere odlikuje fleksibilnost, odnosno sposobnost da se prilagode i neprestano usavršavaju. Koje su njihove tajne i što od njih možemo naučiti?
Postavite jasne ciljeve
Prvi korak pri planiranju eventa mora biti definiranje ciljeva koje želite postići. Zašto organizirate event? Kakav osjećaj želite postići kod sudionika? Koji dojam želite ostaviti? Koje poslovne ciljeve ostvariti? Što bolje definirate ciljeve, to ćete ih kasnije lakše “izmjeriti” i ocijeniti uspjeh svog eventa.
Počnite planirati čim ranije
Obljetnica tvrtke je u prosincu iduće godine? Ono što već sada možete učiniti je odabrati i rezervirati odgovarajuću lokaciju, osmisliti koncept i početi raditi na zabavnom programu. Čim prije počnete raditi, veća je šansa da ćete uspjeti angažirati baš onaj band koji je stalno zauzet kad tražite ponudu ili dobiti povoljniju cijenu od nekog podizvođača.
Uklopite sve stavke u svoj budžet
Kvalitetno isplanirajte svoj budžet i jasno definirajte koliko sredstava imate za pojedine elemente eventa. Unaprijed komunicirajte financijske mogućnosti podizvođačima da vam mogu pripremiti odgovarajuće ponude.
Njegujte kvalitetne kontakte
U svijetu event industrije kontakti su ključni pa je bitno održavati stečene kontakte i širiti mrežu novih. Najveća prednost Mozaik Event Centra je dugogodišnja suradnja s kvalitetnim i pouzdanim partnerima, zabavljačima, influencerima, bendovima, hostesama, tehničkim osobljem i svima čiji doprinos čini vaš event uspješnim.
Ne bojte se isprobati nešto novo
Danas eventi ne mogu bez tehnologije. Dobra aplikacija, anketa ili virtualno povezivanje s onima koji nisu u mogućnosti doći na event mogu donijeti kvalitetniji doživljaj za sudionike. Ne bježite od tehnologije, prigrlite je i organizirajte event koji će ostaviti odličan dojam. Naravno, dobro upoznajte tehnologiju koju koristite i budite spremni reagirati u neočekivanim situacijama.
Napravite generalnu probu
Svi sudionici programa tijekom generalne probe dobit će dodatan osjećaj sigurnosti i samopouzdanja, što vrijedi i za vas. Tijekom probe možete “ispeglati” zadnje detalje, testirati tehniku i zadnji put proći kroz scenarij da budete sigurni da će sve funkcionirati kako ste zamislili.
Prikupite povratne informacije
Napravite anketu za sudionike i prođite kroz sve njihove komentare – najvažniji su njihovi dojmovi, a ako uzmete u obzir i konstruktivne kritike vaš idući event može biti još bolji. Održite sastanak sa svojim timom i otvoreno razmijenite mišljenja – što je bilo dobro, a što može biti bolje. Nemojte zaboraviti na partnere i sudionike programa – od njih također možete dobiti vrijedne uvide kako da idući put dodatno unaprijedite svoj event.
Koliko god planirali, uvijek se može dogoditi nešto nepredviđeno što bi event moglo odvesti u neželjenom smjeru. Zato odličan event manager brzo reagira, analizira situaciju u hodu i brzo dolazi do najboljeg rješenja. Prednost event agencija je upravo taj broj “utakmica u nogama” koje nam daju sposobnost promptne reakcije u nepredvidivim situacijama. Saznajte više o usluzi organizacije događanja.
