Svi mi zapravo imamo iskustva u organizaciji evenata. Slavimo rođendane, godišnjice braka i razne blagdane, a pri ruci baš i nemamo profesionalnog event planera koji će nam pomoći. Naravno, probali ste sve sami. I shvatili da nije baš tako jednostavno kako vam se čini? Znamo o čemu pričate. Organizacija eventa je kompleksan posao, pogotovo kada organizirate poslovni event na kojem, uz uzvanike, morate ostvariti i visoka očekivanja nadređenih. Nudimo vam par korisnih savjeta kako da zaslužite aplauz na kraju.
1. Odredite ciljeve
Odredite što želite postići i definirajte temu. Postavite realan i ostvariv cilj i isplanirajte korake koji će vas dovesti do njega.
2. Odredite termin, broj ljudi i budžet
Birajte termin u kojem očekujete dobar odaziv sudionika. To neće biti dan prije Uskrsa ili termin u doba godišnjih odmora. Vi ste ti koji najbolje poznajete svoje korisnike, klijente i partnere pa ćete znati odrediti najbolji datum. Odmah na početku definirajte koliko ljudi ćete pozvati te kakav odaziv očekujete. O tome ovisi i budžet za event. Zatražite sve ponude podizvođača da biste mogli formirati budžet. Često ćete unaprijed dobiti predefinirani budžet – u tom slučaju pažljivo planirajte i odredite što sve možete uklopiti i budite spremni reći “ne” dodatnim idejama koje ne možete financirati.
3. Razradite idejni koncept
Odnosno, stavite svoju ideju “na papir” i kvalitetno je razradite. Upravo ovaj korak se često olako shvaća ili preskače. Kao profesionalni organizatori događaja, raspolažemo s različitim budžetima i lako možemo procijeniti i kreirati ideju koja će odgovarati vašim potrebama i uklopiti se u budžet. I s manjim budžetom moguće je kreirati efektan event koji će ostaviti dobar dojam. Iskustvo i znanje čine neprocjenjivu razliku. Svaki event mora imati elemente koji će zabaviti, nasmijati, opustiti atmosferu ili “wow efekt” o kojem će se još dugo pričati. Na primjer, za jednog klijenta iz medicinske industrije smo iskoristili akvarij s morskim psima u predvorju hotela da bi CEO iz njega pozdravio goste.
4. Oformite tim
Odmah na početku morate znati da ne možete sve sami. U nekim slučajevima bit će dovoljno imati jednu pouzdanu kolegicu ili kolegu s kojim možete podijeliti zadatke i bolje organizirati posao. Dobro je imati nekog s kim možete razmijeniti ideje. Ako nemate mogućnost oformiti tim, bitno je odabrati profesionalne i iskusne organizatore na koje se možete osloniti. Tehničko osoblje Mozaik grupe i kvalitetna audiovizualna oprema itekako mogu pridonijeti kvaliteti vašeg događanja.
5. Ne štedite na hrani i piću
Svi se volimo okupiti oko stola i uživati u dobroj hrani. Znamo da catering obuhvaća znatan dio budžeta, no želite zadovoljne (i site) sudionike. Ne štedite na količini hrane i pića i pobrinite se da svatko ima izbor pa svakako uključite i vegetarijanski menu.
6. Brinite o sudionicima, predavačima, sponzorima i izlagačima
Komunicirajte sa svima i dajte im sve korisne informacije na vrijeme, od smještaja i prijevoza do lokacije događanja do programa i svih detalja koji su im važni. Isplanirajte protokol događanja i definirajte tko je zadužen za komunikaciju sa sudionicima, predavačima, sponzorima i izlagačima. Ukoliko na vaše događanje stižu visoki gosti, surađujte s njihovim protokolom da unaprijed definirate sve potrebno i izbjegnete iznenađenja. Predvidite prostor potreban za sponzore i izlagače i osigurajte mu potrebnu infrastrukturu te im dajte jasne upute oko dostave njihove opreme.
7. Pribavite sve dozvole na vrijeme i pobrinite se za sigurnost
U zabavnom dijelu programa sudjeluje američki DJ? Osigurajte mu radnu dozvolu na vrijeme. Ukoliko je potrebno, prijavite javno okupljanje. Obavezno ispunite prijavu ZAMP-u ukoliko će na događanju nastupiti neki bend ili ćete puštati glazbu. Predvidite dovoljan broj zaštitara i osigurajte čišćenje prostora prije i poslije.
8. Brzo i učinkovito registrirajte sudionike
Gotovo svaki veći event “traži” registraciju i akreditiranje sudionika. Iskoristite mogućnosti tehnologije da taj proces učinite brzim i efikasnim, bez dugih redova i čekanja. Na primjer, omogućite registraciju i ulaz putem QR koda ili PIN-a. Ovdje pogledajte što nudimo za prijavu i registraciju sudionika. (link na sustav prijava i registracije sudionika)
9. Komunicirajte s publikom
Na vrijeme najavite svoj event medijima kojima može biti zanimljiv. Obavijestite potencijalnu publiku putem društvenih mreža i dajte joj više informacija o sadržaju. Oglašavajte svoj event ciljanoj publici i razmislite kojim bi ih još kanalima mogli informirati.
10. Napravite analizu
Nakon uspješnog eventa nemojte zaspati na lovorikama. Analizirajte što je bilo dobro, a što je moglo bolje. Pratite i analizirajte budžet eventa tijekom cijelog projekta da biste ga mogli revidirati i možda i uštedjeti. Na kraju analizirajte omjer uloženog i dobivenog da izvučete zaključke za budućnost. Zahvalite svim sudionicima i podijelite s njima svoje dojmove, anketirajte ih da saznate što misle o vašem eventu i kako idući puta može biti još bolji.
