1. Definirajte temu, sadržaj, naziv, mjesto i vrijeme 
2. Dogovorite predavače ako je event konferencijskog tipa 
3. Definirajte plaća li se sudjelovanje ili je besplatno 
4. Napravite registracijsku formu za online prijave 
5. Ako se sudjelovanje plaća, definirajte metodu plaćanja (npr. PayPal) 

Promocija 

Iako ih fizički nećete vidjeti, sigurno želite velik broj sudionika i na svom online eventu. Uložite u promociju da za njega čuju ne samo vaši korisnici, već i svi oni koje tema može zanimati. 

1. Napravite web stranicu ili podstranicu na postojećoj. Trebala bi sadržavati program eventa, informacije o predavačima, registracijsku formu i uvjete plaća (ako postoje).  
2. Najavite online event medijima koji prate “vašu” temu. Pozovite predstavnike medija da “sudjeluju”. 
3. Razmislite o ulaganju u sponzorirani članak u mediju koji čitaju vaši potencijalni sudionici. Sponzorirani članak odličan je format da svoj online event predstavite u najboljem svjetlu i istaknete sve bitne činjenice. 
4. Pošaljite e-mail pozivnicu ukoliko imate bazu postojećih korisnika i uputite im osobni poziv. Svi volimo kad nam se netko direktno obrati.  
5. Promovirajte svoj online event na društvenim mrežama (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn). Kad kreirate postove, uzmite u obzir “zakonitosti” pojedine društvene mreže – na primjer, uz objave na Twitteru, Instagramu i LinkedInu obavezno stavite hashtag svog eventa i druge povezane hashtagove da ga korisnici lakše pronađu. Primjer kako smo kreirali hashtagove za WinDays Virtual online programski dan možete pogledati ovdje. 
6. Potaknite predavače da na svojim društvenim mrežama najave svoje sudjelovanje i motiviraju potencijalne sudionike da se pridruže. 

Tehnički zahtjevi 

1. Odaberite platformu koja će podržati vaš online event. Testirajte je i provjerite odgovara li u svim segmentima onome što trebate. Na primjer, mi smo imali odlično iskustvo s Microsoft Teams Live Eventsima koji imaju mogućnost snimanja, a snimka je sudionicima dostupna odmah nakon završetka eventa. 
2. Napravite generalnu probu – uključite sve predavače i sudionike u programu da budete sigurni da svatko zna što u kojem trenutku radi kako bi tijekom online eventa sve teklo glatko. 
3. Osigurajte kvalitetnu Wi-Fi mrežu. Ne želite da vaš online event bude fijasko zbog banalnog razloga kao što je loš Wi-Fi signal.  

Povratne informacije sudionika nakon eventa  

1. Napravite anketu za sudionike i podijelite link na kraju online eventa.  
2. Link na anketu obavezno podijelite i na svojim društvenim mrežama da pratiteljima date priliku da daju svoje komentare. 
3. Uzmite u obzir komentare, pohvale i kritike sudionika kada planirate svoj sljedeći event – osim što će unaprijediti njegovu kvalitetu, bit će im drago vidjeti da vam je njihovo mišljenje važno. 

Ako ste novi u svijetu online evenata, tu smo da vam pomognemo svojim iskustvom i znanjem, što najbolje potvrđuje gotovo 2000 sudionika na zadnjem online eventu na kojem smo radili. Mozaik Event Centar nudi vam uslugu organizacije online eventa – saznajte više.

The post Kako organizirati online event appeared first on MozaikGrupa.

Smanjite korištenje plastike
Na eventima je plastika i dalje zastupljena u velikoj mjeri, od akreditacija, plastičnih čaša i boca do kemijskih olovaka i vrećica. Jasno nam je da ne možete uložiti u to da potpuno zamijenite svu plastiku, ali možete odlučiti umjesto plastičnih koristiti kartonske čaše ili akreditacije printati na recikliranom papiru te ih koristiti bez etuija.

Organizacija transporta za sudionike
Kada je to moguće, organizirajte zajednički transport sudionika na lokaciju održavanja eventa umjesto da svatko dolazi svojim automobilom. Potaknite sudionike da dođu biciklom i osigurajte im parking za bicikle tijekom eventa (na primjer, u našem Centru postoji stalni parking za bicikle, što brojne zaposlenike potiče da češće dolaze na posao na dva kotača). Kao organizator “Misli zeleno” sastanaka, karbonski otisak dolaska stranih predavača nastojimo ublažiti i dodatnom uplatom iznosa za smanjenje emisije CO2 uz avionsku kartu.

Birajte odgovarajuću lokaciju i dobavljače
Sve više ljudi svjesno je potrebe očuvanja planete, a iznimka nije ni event industrija. Birajte lokacije i dobavljače koji će vas podržati u vašoj namjeri organizacije “zelenijeg” eventa i svojim idejama dodatno doprinijeti njegovoj održivosti. Također birajte lokaciju koja dimenzijama odgovara vašem eventu da smanjite količinu otpada.

Isplanirajte kako smanjiti otpad hrane i pića
Jeste li znali da korištenje lokalne i organske hrane povoljno utječe na okoliš, zahvaljujući smanjenju emisije vezane uz transport? Također možete unaprijed dogovoriti s catering kućom koju angažirate da ostatak hrane donirate, na primjer, pučkoj kuhinji i dogovorite prijevoz ostataka hrane.

Koristite tehnologiju, a ne papir
Nema potrebe da printate program ili prezentacije. Dobra event aplikacija dat će sudionicima sve potrebne informacije, a uz to je i ekološki prihvatljivija. Dodatno, ako koristite kvalitetan sustav registracije, neće biti potrebe za printanjem lista sudionika, već ćete sve moći obaviti uz pomoć računala.

Ako odlučite organizirati “zeleniji” event, savjetujemo vam da krenete istraživati jer ćete sigurno otkriti još dodatnih mogućnosti. Kao agencija koja se profesionalno bavi organizacijom evenata, u tome vam možemo pomoći i konceptualno osmisliti vaš zeleni event. Svjesni potrebe za brigom o okolišu, kreirali smo “Misli zeleno” sastanke, a više o njima možete saznati klikom na link.

The post Kako svoj event možete učiniti “zelenijim” appeared first on MozaikGrupa.

Postavite jasne ciljeve
Prvi korak pri planiranju eventa mora biti definiranje ciljeva koje želite postići. Zašto organizirate event? Kakav osjećaj želite postići kod sudionika? Koji dojam želite ostaviti? Koje poslovne ciljeve ostvariti? Što bolje definirate ciljeve, to ćete ih kasnije lakše “izmjeriti” i ocijeniti uspjeh svog eventa.

Počnite planirati čim ranije
Obljetnica tvrtke je u prosincu iduće godine? Ono što već sada možete učiniti je odabrati i rezervirati odgovarajuću lokaciju, osmisliti koncept i početi raditi na zabavnom programu. Čim prije počnete raditi, veća je šansa da ćete uspjeti angažirati baš onaj band koji je stalno zauzet kad tražite ponudu ili dobiti povoljniju cijenu od nekog podizvođača.

Uklopite sve stavke u svoj budžet
Kvalitetno isplanirajte svoj budžet i jasno definirajte koliko sredstava imate za pojedine elemente eventa. Unaprijed komunicirajte financijske mogućnosti podizvođačima da vam mogu pripremiti odgovarajuće ponude.

Njegujte kvalitetne kontakte
U svijetu event industrije kontakti su ključni pa je bitno održavati stečene kontakte i širiti mrežu novih. Najveća prednost Mozaik Event Centra je dugogodišnja suradnja s kvalitetnim i pouzdanim partnerima, zabavljačima, influencerima, bendovima, hostesama, tehničkim osobljem i svima čiji doprinos čini vaš event uspješnim.

Ne bojte se isprobati nešto novo
Danas eventi ne mogu bez tehnologije. Dobra aplikacija, anketa ili virtualno povezivanje s onima koji nisu u mogućnosti doći na event mogu donijeti kvalitetniji doživljaj za sudionike. Ne bježite od tehnologije, prigrlite je i organizirajte event koji će ostaviti odličan dojam. Naravno, dobro upoznajte tehnologiju koju koristite i budite spremni reagirati u neočekivanim situacijama.

Napravite generalnu probu
Svi sudionici programa tijekom generalne probe dobit će dodatan osjećaj sigurnosti i samopouzdanja, što vrijedi i za vas. Tijekom probe možete “ispeglati” zadnje detalje, testirati tehniku i zadnji put proći kroz scenarij da budete sigurni da će sve funkcionirati kako ste zamislili.

Prikupite povratne informacije
Napravite anketu za sudionike i prođite kroz sve njihove komentare – najvažniji su njihovi dojmovi, a ako uzmete u obzir i konstruktivne kritike vaš idući event može biti još bolji. Održite sastanak sa svojim timom i otvoreno razmijenite mišljenja – što je bilo dobro, a što može biti bolje. Nemojte zaboraviti na partnere i sudionike programa – od njih također možete dobiti vrijedne uvide kako da idući put dodatno unaprijedite svoj event.

Koliko god planirali, uvijek se može dogoditi nešto nepredviđeno što bi event moglo odvesti u neželjenom smjeru. Zato odličan event manager brzo reagira, analizira situaciju u hodu i brzo dolazi do najboljeg rješenja. Prednost event agencija je upravo taj broj “utakmica u nogama” koje nam daju sposobnost promptne reakcije u nepredvidivim situacijama. Saznajte više o usluzi organizacije događanja.

The post Kako biti bolji event manager? appeared first on MozaikGrupa.

Kapacitet stolova
Za postavu okruglog stola promjera 120 cm preporučen broj mjesta je 6. Računajte da će u tom postavu svaka osoba imati 70-ak centimetara prostora. Ako želite stolnjak do poda, bit će vam potreban okrugli stolnjak od 275 cm. U kraćoj varijanti bit će dovoljan onaj od 225 cm.
Za okrugli stol promjera 150 cm može se smjestiti 8 osoba, s tim da će svaka osoba imati oko 64 cm prostora, što je sasvim dovoljno. Možete ga prekriti kraćim stolnjakom od 225 cm ili dužom verzijom do poda od 305 cm.
Okrugli stol promjera 180 cm ugostit će 10 osoba, a svaka će imati oko 65 cm prostora. Odgovarajuće dimenzije stolnjaka su 275 cm (kraća verzija) ili 335 cm (do poda).

Za pravokutni stol dužine 180 cm udobno će se smjestiti 8 osoba i svaka će imati oko 65 cm prostora. Ako koristite kraći stolnjak, bit će vam dovoljan onaj dimenzija 225 x 260 cm, a ako želite da seže do poda odaberite 230 x 335 cm.

Raspored stolova i stolaca u prostoru
Kada slažete stolove u prostoru, možete ih složiti na više načina: u obliku kocke, kruga, trokuta itd. Kada ih smještate, vodite računa o tome da između stolova i stolaca ima dovoljno mjesta. Na primjer, kada slažete stolove u kocku ili u formu trokuta, optimalan razmak između stolova je 60 centimetara. Između stolaca za susjednim stolom razmak treba biti barem 75 cm da bi se neometano moglo posluživati i cirkulirati. Kada slažete stolce, odmaknite ih 45 cm od stola za komforno sjedenje.

Odredite broj pića i malih zalogaja
Prisjetite se jednadžbi iz osnovne škole! Računajte na 5 zalogaja po satu i pomnožite ih s brojem sati trajanja eventa. Dobit ćete ukupan broj zalogaja za jednu osobu, koji trebate pomnožiti s brojem gostiju da dobijete ukupan broj zalogaja koje ćete poslužiti. Dodatno na stolove možete postaviti pladnjeve sa sirom i grickalicama.

Istu formulu primijenite za izračun broja pića. 2 pića po satu pomnožite s brojem sati trajanja eventa. Dobiveni broj pića za jednu osobu pomnožite s brojem gostiju da izračunate ukupan broj pića. Praktično je znati i da iz boce od 7,5 dl možete dobiti:

• 6 čaša šampanjca
• 5 čaša vina
• 12 čaša žestokog pića

Kako bi zadivili svoje goste, napravite koktel sa svojim potpisom! Kad organizirate event, najteže se opustiti – ipak, probajte! Ako se ne želite zamarati s centimetrima i sretni ste što ste izbrisali matematiku iz glave, obratite se nama, a vi se družite i budite dobar domaćin. Ovdje saznajte više o usluzi cateringa.

The post Zašto je za uspjeh eventa bitno znati matematiku? appeared first on MozaikGrupa.

1.  Konferencije

Konferencija je veliki događaj (brojevi posjetitelja obično su u stotinama ili tisućama) fokusiran na središnju temu ili industriju, a obično traje više dana. Aktivnosti za ovu vrstu događanja uključuju predavače, izložbeni prostor, natjecanja i mogućnosti za umrežavanje sudionika, kao i više neformalnih okupljanja prije i poslije konferencije.
Najbolji za sljedeće poslovne ciljeve: povećanje svijesti o proizvodu ili brandu, povećanje prodaje, pozicioniranje tvrtke kao stručne za određeno područje
Idealne lokacije za ovaj tip događanja: kongresni i konferencijski centri
Postav za ovaj tip događanja: na konferenciji će dobro funkcionirati postav koji sudionicima omogućava da budu što bliže govornicima, da imaju dobar pogled prema pozornici i dovoljno prostora. Kino postav omogućit će vam da zadržite pažnju na pozornici, a banketni postav će olakšati grupiranje ljudi tijekom pauza.
Primjer iz stvarnog svijeta: TechCrunch Disrupt je godišnja konferencija usmjerena na povezivanje startupova s investitorima i educiranje sudionika o najnovijim trendovima na području tehnologije. Njihova lista predavača uključuje niz uglednih imena, a upravo ta partnerstva pomažu im osigurati njihov imidž najvažnijeg resursa za najaktualnije vijesti i inovacije na području tehnologije.
Zaključci:

• Konferencije su odličan format da svojoj publici pomognete da bolje upozna vašu tvrtku i brand
• Slijedite dobar primjer TechCruncha i pozovite govornike koji su prepoznatljivi vašoj publici. Nemojte se ograničavati samo na poznate – mikro influenceri imaju pristupačniju cijenu, a često imaju bazu lojalnih obožavatelja.

Ako želite saznati više o našoj usluzi organizacije konferencije, kliknite na link.

2.  Sajmovi

Sajmovi pod okriljem jedne glavne teme okupljaju brojne brandove. Ovaj tip interaktivnog događanja oslanja se na izložbene prostore i zanimljive partnere da bi kreirao nezaboravna iskustva za svoju publiku.
Najbolji za sljedeće poslovne ciljeve: kada želite pokazati raznovrsne nove i stare proizvode, povezati se sa svojom publikom lice u lice, prikupiti listu kontakata za prodajne i marketinške aktivnosti
Idealne lokacije za ovaj tip događanja: kongresni i konferencijski centri, sveučilišta
Postav za ovaj tip događanja: postav u obliku rešetke pomaže da se izložbeni prostori postave u aleje, što je prostorno učinkovitije te se brandovi mogu grupirati u relevantne kategorije. Takav postav publici će pomoći da bolje isplanira koje će izložbene prostore posjetiti, kao i da otkrije neke nove brandove u blizini koji bi im se mogli svidjeti.
Primjer iz stvarnog svijeta: Natural Products Expo West nudi sajmove u više gradova, na kojima se može pronaći stotine organskih i zdravih proizvoda. Uz kušanje razne hrane, proizvoda za ljepotu i dodataka prehrani, sudionici mogu uživati i u otkrivanju atraktivnih novih brandova. Sajam nudi i niz mogućnosti edukacije ( u formatu tiskanih materijala, videa, newslettera i u posebnim izložbenim prostorima) o temama koje najviše zanimaju posjetitelje.
Zaključci:

• Sajmovi su zabavni i uzbudljivi za sudionike jer vole dobiti i isprobati uzorke, sudjelovati u praktičnim demonstracijama proizvoda i učiti o uslugama koje im mogu biti stvarno korisne.
• Time što svoj sajam organizira u više velikih gradova, Natural Product Expo West svim zainteresiranima dodatno olakšava dolazak na sajam. Na svojoj web stranici dijeli i mnogo edukativnih programa pa se mogu uključiti i svi koji nisu u mogućnosti fizički doći na sajam.

3.  Seminari

Na prvi pogled, seminari i konferencije su dosta slični. Najveća razlika je u tome što su seminari potpuno posvećeni učenju i treningu. Zbog njihove edukativne prirode, logično je da se često rade u više navrata / nastavaka i uključuju manje grupe sudionika nego konferencije.
Najbolji za sljedeće poslovne ciljeve: trening o proizvodu, trening zaposlenika, certificiranje ili tečajevi, razvoj ili jačanje dugoročne lojalnosti korisnika
Idealne lokacije za ovaj tip događanja: učionice, sobe za sastanke, manji multifunkcionalni prostori
Postav za ovaj tip događanja: Raspored kao u učionici ili stolovi u konferencijskom stilu pomažu sudionicima da uče u grupi, a također im omogućavaju i da se po potrebi razdvoje na partnere ili sekcije za raspravu.
Primjer iz stvarnog svijeta: The Academy of Business Leadership održava jednodnevne seminare pod nazivom “Got Big Dreams?”. Među polaznicima su i osnovnoškolci i studenti koji imaju velike snove koji obično uključuju neku razinu poduzetništva. Gosti predavači vode ih kroz niz vježbi i rasprava koje im pomažu da uobliče svoje ideje i osmisle koje sljedeće korake poduzeti da započnu vlastiti posao.
Zaključci:

• Seminari su obrazovna događanja koja tvrtkama pomažu da se povežu s polaznicima dajući im praktične informacije, alate i vještine da postignu svoje osobne ciljeve.
• Slijedite primjer The Academy of Business Leadership i ciljajte premalo zastupljenu demografsku skupinu (u njihovom slučaju tinejdžere i mlade). Fokusirajte se na rješavanje jedne glavne bolne točke, a zatim ponudite niz izuzetno korisnih rješenja do kojih mogu doći na temelju tog iskustva rješavanja ključnog izazova.

4.  Korporativni sastanci i izvršni sastanci

Korporativni sastanci i izvršni sastanci su događanja koja često uključuju visoko pozicionirane zaposlenike i/ili ključne poslovne partnere. Tvrtke koriste ovaj tip događanja iz niz razloga, no do onog tko planira događanje je da ga postavi tako da bude uspješno, za što su važni jasno definiran program, kreativno okruženje i alati koji poboljšavaju produktivnost.
Najbolji za sljedeće poslovne ciljeve: osmišljavanje novih ideja, izvršavanje specifičnog zadatka, donošenje važnih odluka, uspostavljanje partnerstava
Idealne lokacije za ovaj tip događanja: sobe za sastanke, restorani, prostori za zajednički rad
Postav za ovaj tip događanja: okrugli stolovi su najbolji za grupe od 10 osoba ili manje (olakšat će rasprave), dok u slučaju većih grupa bolje funkcioniraju U-postav sjedenja ili klasični konferencijski postav.
Primjer iz stvarnog svijeta: Tvrtke poput Buddytruka organiziraju sastanak svakog petka na kojem rekapituliraju glavne događaje tjedna. Uz to što je cijeli izvršni tim potpuno u tijeku sa svim zbivanjima, taj tjedni ritam omogućava im da učinkovitije razmotre trenutne ciljeve, budžete i projekte. Iako bi bilo očekivano da redovan sastanak ovog tipa potraje duže nego što je planirano (jer je puno tema i događa se na „spori“ dan), imaju zabavnu politiku „držanja ritma“ sastanka. Ako se sastanak produži van zakazanog vremena, zadnja osoba koja je govorila mora napraviti 50 sklekova!
Zaključci:

• Korporativni sastanci i izvršni sastanci olakšavaju komunikaciju i nude višu razinu suradnje koja se ne može postići razmjenom e-mailova.
• Sastanci licem u lice mogu biti zabavni i produktivni ako odredite neka pravila koja će sve sudionike usmjeriti na zadatak, baš kao što je to Buddytruk napravio sa svojim kreativnim kažnjavanjem.

5.  Korporativne zabave

Korporativne zabave okupljaju zaposlenike da bi proslavili zajedničke pobjede, obilježili važne trenutke, da im se podigne moral i da zajedno proslave blagdane. Iako je fokus ove vrste događanja obično zabava i opuštanje, planeri događanja ipak mogu postaviti i postići konkretne ciljeve za svoje kolege.
Najbolji za sljedeće poslovne ciljeve: pokazivanje zahvalnosti zaposlenicima, olakšavanje druženja između odjela, poboljšanje korporativne kulture
Idealne lokacije za ovaj tip događanja: restorani, jedinstvene lokacije, prostor za događanje unutar tvrtke, lokacije za vjenčanja, lokacije za rekreaciju
Postav za ovaj tip događanja: korporativne zabave postoje zbog druženja pa je najbolje predvidjeti dovoljno mjesta za ples ili da se ljudi jednostavno mogu okupiti i razgovarati. Dodajte i određeni broj stolova i stolica da bude udobnije (pogotovo ako planirate poslužiti hranu).
Primjer iz stvarnog svijeta: Amazonov party nakon blagdana obilježava dolazak nove godine, slavi nedavne uspjehe i svoje zaposlenike kroz niz zabavnih aktivnosti. Uz to što su uživali u odličnoj hrani i piću, zaposlenici su dobili i svoju karikaturu, uživali u koncertu, plesu, karaokama i klavirskim duelima.
Zaključci:

• Korporativne zabave su važna komponenta uspješnog korporativnog ekosustava događanja jer neupitno podižu moral zaposlenika.
• Čak i ako nemate budžet da organizirate ekstravagantan party poput Amazona, i dalje možete isplanirati zanimljive aktivnosti koje će se svidjeti zaposlenicima. Potrudite se uključiti stvari ili mjesta u kojima vaš tim uživa kao grupa ili imaju posebno značenje za vaš brand.

6.  Predstavljanje proizvoda

Predstavljanja proizvoda pomažu da se službeno proširi glas o novom brandu, partnerstvu, proizvodu / usluzi ili posebnoj ponudi. Ta događanja potiču publicitet i pomažu sudionicima da bolje upoznaju vaš brand.
Najbolji za sljedeće poslovne ciljeve: povećanje prodaje, postizanje veće prepoznatljivosti branda, bolje povezivanje s ljubiteljima branda
Idealne lokacije za ovaj tip događanja: butici, hoteli, wellness centri, golf tereni, restorani / barovi, lokacije koje omogućavaju dovoljno prostora za druženje, fotografiranje i predstavljanje proizvoda.
Postav za ovaj tip događanja: planirajte raspored tako da postoji jedna središnja točka na koju će biti usmjereni svi pogledi (pozornica na kojoj ćete predstaviti proizvod ili uslugu) te dosta prostora za druženje. Možete postaviti i mini kabine u kojima će gosti moći isprobati proizvod ili ćete u njima predstaviti svoje partnere.
Primjer iz stvarnog svijeta: na party kojim je predstavljen Fenty Beauty (u organizaciji Sephore) bilo je pozvano samo 180 pomno odabranih gostiju. Uz to što su prvi imali ekskluzivan pristup novim proizvodima za šminkanje, mogli su sudjelovati u zabavnim aktivnostima i fotografirati se u foto kabini ili zajedno s Rihannom „glumiti“ u digitalnom filmu koji se snimao tijekom događanja.
Zaključci:

• Predstavljanja proizvoda su osobniji način da ostavite dobar dojam s novom ponudom svog branda.
• Ograničite pozivnice samo na svoje najutjecajnije fanove kao što je to napravio Fenty Beauty; time će vaše događanje biti još posebnije i dojmljivije. Ubacite i neke zanimljive aktivnosti.

The post 6 najboljih tipova događanja kojima ćete nadmašiti poslovne ciljeve appeared first on MozaikGrupa.

Vođenje administracije i maksimalno iskorištavanje budžeta
Tijekom dugogodišnjeg rada stekli smo bogato iskustvo na temelju kojeg smo razvili svoj sustav za prijavu i akreditaciju sudionika. Taj sustav nam omogućava da u potpunosti kontroliramo proces registracije, naplate kotizacija i akreditacije sudionika po dolasku na konferenciju. Zaboravite vođenje liste sudionika u Excel tablici ili ručnu evidenciju uplata – rasteretit ćemo vas i preuzeti administrativne zadatke i kompletan registracijski proces.

Želite stand up komičara, vrhunskog DJ-a ili plesačice na svili? Budite sigurni da ćemo u našoj bogatoj bazi izvođača pronaći one koji se uklapaju u budžet i kvalitetom doprinijeti uspjehu vašeg događanja. Možete nam s povjerenjem prepustiti pregovore o cijenama podizvođača i praćenje troškova projekta. Podijelite s nama sve svoje ciljeve i planove – moguće je da ćemo predložiti neko optimalnije rješenje za ostvarenje, koje istovremeno i štedi budžet.

Ušteda vremena
Ponekad su dobavljači skloni iskoristiti vaš nedostatak vremena ili šire baze partnera i dati višu ponudu od standardne tržišne ponude. Kao profesionalna agencija za organizaciju događanja (PCO) radimo s dugogodišnjim partnerima s kojima imamo odnos povjerenja, a količina događanja na kojima zajednički radimo donosi i pristupačnije cijene.

Naš je zadatak da vam olakšamo svu komunikaciju, pregovore i prikupljanje ponuda te da se pobrinemo da svi podizvođači pruže maksimalno profesionalnu uslugu na vrijeme i uz najpovoljniju cijenu.

Brzo rješavanje problema
Kao profesionalni organizatori kongresa (PCO) iza sebe imamo niz uspješno odrađenih projekata koji su nas naučili da brzo i učinkovito rješavamo probleme. Suočili smo se s velikim brojem većih i manjih izazova pa nas rijetko što može dočekati nespremne.

Ako biste sami organizirali konferenciju, velika je šansa da bi vas mnoštvo detalja toliko zaokupilo da bi se povećala mogućnost da propustite nešto važno. Uz organizaciju događanja, tu su i vaše redovne poslovne obaveze koje traže punu pažnju.

Naša prednost je tim stručnjaka koji mogu razmišljati u hodu, a svaki član tima ima svoje područje ekspertize te može vrlo brzo predložiti efikasno rješenje.

Pomoć u promociji i marketingu
Kada organizirate događanje, želite da se odazove ciljana publika. I da imate punu dvoranu. Profesionalna agencija to može postići usmjerenom PR strategijom i planom digitalnog oglašavanja. Promovirali smo brojna događanja i znat ćemo kako ispričati vašu priču da se čuje glavna poruka i da vas predstavimo u najboljem svjetlu.

Ako budete morali sjediti na podu, znat ćete da je promocija odradila posao!

Za više informacija o našoj usluzi organizacije korporativnih događanja, kliknite ovdje. (link na organizaciju kongresa)

The post Kako vam Mozaik grupa kao profesionalna agencija za organizaciju događanja može pomoći appeared first on MozaikGrupa.

1.  Ukrasite njegovo / njeno radno mjesto
Nabavite konfete, balone i rođendanske rekvizite i ukrasite radno mjesto. Kupite čestitku, skupite potpise svih kolega i ostavite mu / joj prigodnu poruku na vidljivom mjestu.

2.  Snimite zabavan video
Za video će vam trebati malo više vremena, ali isplati se jer ćete slavljeniku pokloniti trajnu uspomenu. Može se pronaći niz aplikacija koje će vam pomoći da jednostavno montirate video. Prvo osmislite set zabavnih pitanja i dogovorite s kolegama tko će na koje odgovoriti. Neka odgovori budu što osobniji i što duhovitiji. Najjednostavnije je da odgovore snimite mobitelom i montirate ih u odabranoj mobilnoj aplikaciji. Ako taj dan imate timski sastanak, možete ga prikazati tijekom sastanka, a ako ne, pobrinite se da okupite kolege i zajedno ga pogledate.

3.  Osmislite pjesmicu za slavljenika
Napravite svoju verziju vječnog hita “Sretan rođendan”. Odaberite slavljenikovu omiljenu pjesmu i prilagodite tekst tako da ga dobro opisuje, ali i nasmije. Zajedno s kolegama otpjevajte mu je ujutro ili tijekom dana kada se svi okupite.

4.  Pripremite kreativan poklon
Odmaknite se od klišea i budite kreativni. Prikupite simboličan iznos od kolega i slavljeniku poklonite nešto što će ga izbaciti iz cipela.

5.  Ponudite pomoć
Ako je moguće, oslobodite ga nekog dnevnog zadatka. Ponudite mu pomoć da mu taj dan prođe što lakše i bez stresa.

6.  Nazdravite uz fine zalogaje
Umjesto klasičnog zajedničkog ručka, predlažemo vam da organizirate zajednički doručak u uredu. Ovo može biti i dobra ideja za neuobičajeni poklon. Podijelite međusobno zadatke što kupiti da nitko ne bude preopterećen i dođite malo ranije da pripremite stol. Nabavite i bocu omiljenog pića za zdravicu.

Kako vam Mozaik grupa kao profesionalna agencija za organizaciju događanja može pomoći? Za više informacija o našoj usluzi organizacije korporativnih događanja, kliknite ovdje.

The post Super ideje za proslavu rođendana na poslu appeared first on MozaikGrupa.

1.  Odredite ciljeve
Odredite što želite postići i definirajte temu. Postavite realan i ostvariv cilj i isplanirajte korake koji će vas dovesti do njega.

2.  Odredite termin, broj ljudi i budžet
Birajte termin u kojem očekujete dobar odaziv sudionika. To neće biti dan prije Uskrsa ili termin u doba godišnjih odmora. Vi ste ti koji najbolje poznajete svoje korisnike, klijente i partnere pa ćete znati odrediti najbolji datum. Odmah na početku definirajte koliko ljudi ćete pozvati te kakav odaziv očekujete. O tome ovisi i budžet za event. Zatražite sve ponude podizvođača da biste mogli formirati budžet. Često ćete unaprijed dobiti predefinirani budžet – u tom slučaju pažljivo planirajte i odredite što sve možete uklopiti i budite spremni reći “ne” dodatnim idejama koje ne možete financirati.

3.  Razradite idejni koncept
Odnosno, stavite svoju ideju “na papir” i kvalitetno je razradite. Upravo ovaj korak se često olako shvaća ili preskače. Kao profesionalni organizatori događaja, raspolažemo s različitim budžetima i lako možemo procijeniti i kreirati ideju koja će odgovarati vašim potrebama i uklopiti se u budžet. I s manjim budžetom moguće je kreirati efektan event koji će ostaviti dobar dojam. Iskustvo i znanje čine neprocjenjivu razliku. Svaki event mora imati elemente koji će zabaviti, nasmijati, opustiti atmosferu ili “wow efekt” o kojem će se još dugo pričati. Na primjer, za jednog klijenta iz medicinske industrije smo iskoristili akvarij s morskim psima u predvorju hotela da bi CEO iz njega pozdravio goste.

4.  Oformite tim
Odmah na početku morate znati da ne možete sve sami. U nekim slučajevima bit će dovoljno imati jednu pouzdanu kolegicu ili kolegu s kojim možete podijeliti zadatke i bolje organizirati posao. Dobro je imati nekog s kim možete razmijeniti ideje. Ako nemate mogućnost oformiti tim, bitno je odabrati profesionalne i iskusne organizatore na koje se možete osloniti. Tehničko osoblje Mozaik grupe i kvalitetna audiovizualna oprema itekako mogu pridonijeti kvaliteti vašeg događanja.

5.  Ne štedite na hrani i piću
Svi se volimo okupiti oko stola i uživati u dobroj hrani. Znamo da catering obuhvaća znatan dio budžeta, no želite zadovoljne (i site) sudionike. Ne štedite na količini hrane i pića i pobrinite se da svatko ima izbor pa svakako uključite i vegetarijanski menu.

6.  Brinite o sudionicima, predavačima, sponzorima i izlagačima
Komunicirajte sa svima i dajte im sve korisne informacije na vrijeme, od smještaja i prijevoza do lokacije događanja do programa i svih detalja koji su im važni. Isplanirajte protokol događanja i definirajte tko je zadužen za komunikaciju sa sudionicima, predavačima, sponzorima i izlagačima. Ukoliko na vaše događanje stižu visoki gosti, surađujte s njihovim protokolom da unaprijed definirate sve potrebno i izbjegnete iznenađenja. Predvidite prostor potreban za sponzore i izlagače i osigurajte mu potrebnu infrastrukturu te im dajte jasne upute oko dostave njihove opreme.

7.  Pribavite sve dozvole na vrijeme i pobrinite se za sigurnost
U zabavnom dijelu programa sudjeluje američki DJ? Osigurajte mu radnu dozvolu na vrijeme. Ukoliko je potrebno, prijavite javno okupljanje. Obavezno ispunite prijavu ZAMP-u ukoliko će na događanju nastupiti neki bend ili ćete puštati glazbu. Predvidite dovoljan broj zaštitara i osigurajte čišćenje prostora prije i poslije.

8.  Brzo i učinkovito registrirajte sudionike
Gotovo svaki veći event “traži” registraciju i akreditiranje sudionika. Iskoristite mogućnosti tehnologije da taj proces učinite brzim i efikasnim, bez dugih redova i čekanja. Na primjer, omogućite registraciju i ulaz putem QR koda ili PIN-a. Ovdje pogledajte što nudimo za prijavu i registraciju sudionika. (link na sustav prijava i registracije sudionika)

9.  Komunicirajte s publikom
Na vrijeme najavite svoj event medijima kojima može biti zanimljiv. Obavijestite potencijalnu publiku putem društvenih mreža i dajte joj više informacija o sadržaju. Oglašavajte svoj event ciljanoj publici i razmislite kojim bi ih još kanalima mogli informirati.

10.  Napravite analizu
Nakon uspješnog eventa nemojte zaspati na lovorikama. Analizirajte što je bilo dobro, a što je moglo bolje. Pratite i analizirajte budžet eventa tijekom cijelog projekta da biste ga mogli revidirati i možda i uštedjeti. Na kraju analizirajte omjer uloženog i dobivenog da izvučete zaključke za budućnost. Zahvalite svim sudionicima i podijelite s njima svoje dojmove, anketirajte ih da saznate što misle o vašem eventu i kako idući puta može biti još bolji.

The post 10 savjeta kako da organizirate event koji će ostaviti dojam appeared first on MozaikGrupa.